參加展會前須做足準備工作

　　據(jù)國外專門機構(gòu)的調(diào)查，參觀者對展會各因素的記憶順序包括：展品吸引力39%，操作演示25%，展臺設(shè)計14%，展臺人員表現(xiàn)10%，散發(fā)資料8%，展出者的名氣4%。由此可見，參展商并不是有名氣就可高枕無憂了，關(guān)鍵在于展會現(xiàn)場的表現(xiàn)。

　　首先，展品選擇是第一位的。展品是給觀摩者留下印象的最重要因素。展品選擇應(yīng)依據(jù)三項原則：1、針對性，2、代表性，3、獨特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容。代表性是指展品要體現(xiàn)展出者的高新技術(shù)，生產(chǎn)能力及本行業(yè)特點。獨特性是指展品要有自己的獨到之處，與同類產(chǎn)品相比，明顯有別。

　　其次，參展商的現(xiàn)場展示。現(xiàn)在，很多參展商都采用歌舞表演，有獎問答和視頻音頻的展示方法。這是因為在靜態(tài)條件下，并不能說明展品的全部性能，顯示全部特征，需要借助其他材料或設(shè)備等手段來加以說明，強調(diào)及渲染。參展商要注意引導(dǎo)參觀者的現(xiàn)場參與，并準備一些小包裝樣品免費派發(fā)。

　　第三，展臺設(shè)計。當(dāng)前，很多展會還以特裝修的比例為主要宣傳點。各參展商也越來越重視特裝修。但特裝并非花錢越多，裝修越豪華越好。參展商考慮的應(yīng)是特裝能否充分反映自己的形象，吸引參觀者的注意力。因此，你可以從幾個方面衡量裝修是否達到目的：1、展臺設(shè)計要與展會整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；2、展臺設(shè)計是為了襯托展品，不可喧賓奪主；3、展臺設(shè)計需考慮參自身的公眾形象，不可過于標(biāo)新立異；4、不要忽略展臺的展示、會談、咨詢和休息等基本功能。

　　第四，工作人員的配備是展覽成功的關(guān)鍵。展臺的人員配備可從四個方面加以考慮：1、按展覽會的性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；2、根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量；3、人員的基本素質(zhì)及個性；4、加強專業(yè)知識的培訓(xùn)及產(chǎn)品性能的了解,包括專業(yè)知識、產(chǎn)品性能、演示方法等等。

　　第五，客戶邀請。前往專業(yè)展會的參觀者目標(biāo)都很明確。所以參展者除了被動地等待客戶，開展前要有意識地邀請客戶?？刹扇≈苯拥情T拜訪、刊登廣告、現(xiàn)場宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請和吸引客戶。

　　有經(jīng)驗的大公司做這些事情的時候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周詳?shù)挠媱?。參考下表，看一看你做到了嗎?/p>

　　參展計劃時間表：

　?。ㄒ唬?2個月前：1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標(biāo)市場等各方面，綜合專家意見，確定全年展覽計劃；2、與展覽主辦單位或代理公司聯(lián)系，取得初步資料；3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務(wù)計劃。

　?。ǘ?個月前：1、設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)；2、取得展覽管理公司的設(shè)計批準；3、選擇并準備參展產(chǎn)品；4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；5、制作展覽宣傳冊。

　?。ㄈ?個月前：1、以廣告或郵件等進行推廣活動；2、確定旅行計劃；3、預(yù)付展覽場地及其他服務(wù)所需款項；4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準備必要的翻譯；5、安排展覽期間翻譯員；6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購促銷廣告。

　?。ㄋ模?個月前：1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；2、最后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標(biāo)簽；3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計做最后的決定；4、計劃訪客回應(yīng)處理程序；5、訓(xùn)練參展員工；6、排定展覽期間的約談；7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；8、出國展則需購買外匯。

　　（五）四天前：1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；2、搭乘飛機至目的地。

　?。┤烨埃?、抵達，飯店登記；2、視查展覽廳及場地；3、咨詢運輸商，確定所有運送物品是否安全抵達；4、指示運輸承包商將物品運送至?xí)觯?、聯(lián)絡(luò)所有現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準備就緒；6、與展覽組織代表聯(lián)絡(luò)，告知通訊方法；7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩汀?/p>

　　（七）兩天前：1、確定所有物品運送完成；2、查看租用的設(shè)備及所有用品，了解其功能；3、布置展位；4、將所有活動節(jié)目做最后的決定。

　　（八）一天前：1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查；2、將促銷用品送達直接分配中心；3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后溝通。

　?。ň牛┱褂[期間：1、盡早到會場；2、展覽第一天即將新聞稿送到會場的新聞中心；3、實地觀察后盡早預(yù)約明年場地；4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場允諾，應(yīng)及時報告總部作出合理答復(fù)。一旦應(yīng)諾，必須按質(zhì)按期完成；6、將每日情況做成簡報通知員工；7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便及時處理及回應(yīng)。

　?。ㄊ┱褂[結(jié)束：1、監(jiān)督攤位拆除；2、處理商機；3、寄出感謝卡。