貿(mào)易人員的安排

?? ? ?作為展覽經(jīng)理，我們并不總是有時間或資源來參加我們公司展出的每個展覽。在我們公司的貿(mào)易展覽部門有超過一個人的幸運的少數(shù)人可以派我們團隊的另一名成員來監(jiān)督現(xiàn)場的節(jié)目。我們其他人通常不得不將這項任務(wù)委托給可能從未參加過貿(mào)易展的銷售或營銷部門的人員，更不用說管理展覽了。

?? ? ?給予這些替身，我稱之為“展位隊長”，參展的速成課程可能比實際參加演出更耗時，更有壓力。但是，我們認為管理節(jié)目的許多事情可能不會發(fā)生在我們管理展覽的人或人身上。我讓我的整個銷售人員走開，在演出結(jié)束時離開展覽，想著“其他人會把它拿下來?！?/p>

?? ? ?因此，為了簡化和標準化我的展位隊長的培訓(xùn)，我開發(fā)了一個由三部分組成的方法。首先，我編寫并向參與展會的任何內(nèi)部員工和供應(yīng)商分發(fā)書面展示計劃。接下來，我主持一個預(yù)展會議，以完成計劃并驗證所涉及的每個人都知道在設(shè)置，展示時間和拆除期間會發(fā)生什么。最后，我為負責設(shè)置和拆除的人員或團隊制定了生存指南。

?? ? ?這種方法有助于消除遠程管理貿(mào)易展覽帶來的一些擔憂和麻煩。以下提示將幫助您將這個由三部分組成的方法應(yīng)用于您自己的貿(mào)易展覽計劃，以確保有效的參展 - 即使您不在場。

?? ? ?展示計劃

?? ? ?我為我管理的每個節(jié)目創(chuàng)建了一個節(jié)目計劃，無論我是否會在那里。但如果我無法參加，這是一份特別重要的文件。節(jié)目計劃包括有關(guān)特定節(jié)目的所有重要信息，從日期和地點，到節(jié)目策略，到安裝和拆除時間表。我將它發(fā)送給展位上尉，以及將參加展會或參與規(guī)劃的其他供應(yīng)商和內(nèi)部員工。

?? ? ?在節(jié)目計劃中，我將節(jié)目信息分為以下七個類別：

?? ? ?1.顯示 - 聯(lián)系信息和主要計劃項目，包括運輸，I＆D和展前會議等主題。

?? ? ?2.策略 - 有關(guān)節(jié)目策略，可衡量目標，目標受眾和特定策略的信息。

?? ? ?3.員工 - 員工名冊，酒店和交通安排，徽章和其他后勤信息。

?? ? ?4.展覽 - 展覽組件，要展示的產(chǎn)品，要分發(fā)的抵押品以及視聽，互聯(lián)網(wǎng)和鉛檢索系統(tǒng)等展臺內(nèi)服務(wù)的清單。

?? ? ?5.運輸 - 將要發(fā)貨的內(nèi)容，發(fā)貨地點以及到達展會現(xiàn)場的時間細分。

?? ? ?6.截止日期 - 所有節(jié)目截止日期的完整列表。

?? ? ?7.其他問題 - 有關(guān)其他地方未涉及的戰(zhàn)略，后勤和內(nèi)務(wù)管理問題的信息。

?? ? ?在收到展會參展商手冊后，我創(chuàng)建了展會計劃的初稿，并將其分發(fā)給所有參與管理或制定展會策略的內(nèi)部員工。我會在展會開始前至少30天向所有與會者分發(fā)更新版本，包括內(nèi)部員工和外部供應(yīng)商。演出前兩周，我向所有參與者分發(fā)最終的節(jié)目計劃。

?? ? ?展前會議

?? ? ?為了確保所有內(nèi)部和外部利益相關(guān)者在展會之前都在同一頁面，我至少在展會開始前一周安排展前計劃會議。我邀請盡可能多的這些人親自參加，并通過電話會議將其余人員包括在內(nèi)。此電話會議時間不會超過15到30分鐘，因為我們只需查看演出計劃并回答展覽人員，供應(yīng)商和設(shè)置/拆除團隊可能遇到的任何問題。

?? ? ?在本次會議中，我將回顧展前和展會時間表，設(shè)置和拆解程序以及展覽布局。我確保所有展覽工作人員都知道何時何地拿起他們的徽章。我還分發(fā)他們的住房信息（例如他們的酒店到達和離開日期以及確認號碼），并告知每個人的交通選擇，以便他們從酒店到展會現(xiàn)場并返回。

?? ? ?生存指南

?? ? ?為了確保在我缺席的情況下順利進行，我給展位隊長一個詳細的指南，我稱之為生存指南。生存指南包括三個主要組成部分：設(shè)置信息，展示信息和拆除信息。

?? ? ?1.設(shè)置信息

?? ? ?生存指南的這一部分包括以下信息：

?? ? ??展會場地的名稱和地址，包括展廳名稱和展位號。

?? ? ??設(shè)置時間以及是否已訂購人工或預(yù)計員工將設(shè)置展覽。這也是解釋工作人員根據(jù)當?shù)毓茌牂?quán)可以做什么的限制的地方。

?? ? ??預(yù)計運費的數(shù)量（例如三個板條箱，兩個箱子，一卷地毯和兩卷地毯墊），以及應(yīng)該交付的時間，您的專業(yè)運輸公司的名稱，其24/7客戶服務(wù)或發(fā)貨電話號碼，以及貨件的跟蹤號碼。

?? ? ??如果運費沒有按預(yù)期在展位內(nèi)聯(lián)系誰的聯(lián)系說明（例如“聯(lián)系一般服務(wù)承包商的服務(wù)臺，看看你的卡車是否已經(jīng)到達，如果沒有，請聯(lián)系你的承運人”）。

?? ? ??所有空貨運集裝箱需要離開展示樓層并送往倉庫的確切時間。

?? ? ??所有展示訂單和確認的副本。這也是我識別已訂購的任何公用設(shè)施（例如電氣，互聯(lián)網(wǎng)，管道，水，電話）以及是否需要在安裝地毯之前就位的地方。

?? ? ??展示照片或效果圖，展示設(shè)置時的外觀，包括圖形放置。

?? ? ??提醒您保存包裝盒和材料，并在GSC服務(wù)臺領(lǐng)取“空”標簽，以放置在展會期間需要存放的任何空盒子或板條箱。

?? ? ??設(shè)置展覽所需的任何專業(yè)工具（如果自己動手設(shè)置

?? ? ?工會管轄權(quán)規(guī)則允許）。

?? ? ??抵押品清單（公司產(chǎn)品資料）和發(fā)送給展會的數(shù)量。同時指出演出結(jié)束后需要發(fā)送剩余物的位置。

?? ? ??設(shè)置圖紙（8.5 x 11英寸版本）和信息說明了全尺寸設(shè)置圖紙在展示箱中的位置。

?? ? ??關(guān)于何時何地接收任何租用的鉛檢索系統(tǒng)的說明以及提醒您每晚鎖定它們。

?? ? ?2.展示信息

?? ? ?我的生存指南的展示部分重申了公司官方展示服裝（又名展位制服）的展示計劃中的信息，以及有關(guān)公司“攤位”政策的信息（例如展位上沒有食品或飲料，沒有手機） ，在展位工作期間不要檢查電子郵件或PDA等）。

?? ? ?我還提供了基本的物流信息，例如工作人員何時何地可以拿到參展商的徽章，以及工作人員需要什么時間向展覽報告（至少在展會開幕前半小時，如果演示或顯示設(shè)備需要更多的話）建立）。

?? ? ?最后，我概述了準確，完整地獲取合格線索的程序。展位負責人負責在現(xiàn)場會議上將此信息傳達給其他員工。

?? ? ?3.拆除信息

?? ? ?生存指南的展后部分包括以下信息：

?? ? ??是否聘請了I＆D承包商來取下和收拾展品，或者是否是展位負責人。

?? ? ??預(yù)計空紙箱，箱子和板條箱將從倉庫返回展位。

?? ? ?? 如何正確地重新包裝展品以盡量減少損壞（例如如何在塑料套管中包裝彈出式圖形面板以避免劃傷）。

?? ? ??從裝運箱/紙箱中取出所有舊標簽的說明，并在每個紙箱上放置兩個標簽。如果貨物的不同部分要到不同的位置（例如展覽室和辦公室），請指明在哪些包裝上使用哪些標簽。

?? ? ?? 如何填寫出境物料處理表格（又稱提單）以及將其轉(zhuǎn)入的地方。如果我的展位隊長沒有管理貿(mào)易展覽的現(xiàn)場物流經(jīng)驗，我經(jīng)常會提供此表格的樣本（填寫空白，他或她可以簡單地復(fù)制在展會上收到的副本）并將其包含在生存指南中。

?? ? ??如果出現(xiàn)任何問題或者在再次使用之前需要注意的展品或圖形有任何損壞，請通過電話或電子郵件通知我。

?? ? ?? 提醒您返回引線檢索機并保護引線。信不信由你，在沒有提示的情況下，一些工作人員將在演出結(jié)束后將引導(dǎo)機器留在展位空間，而不將其退回租賃供應(yīng)商或下載引線。還要說明演出結(jié)束后他們應(yīng)該對演唱會做些什么（以及他們需要多長時間）。

?? ? ??最后，不要忘記給您的員工任何必要的電話號碼，例如您的手機號碼和專業(yè)運輸公司的24/7號碼。但希望如此，因為你會做得很好，向他們介紹他們在網(wǎng)站上需要的所有信息，一切都會順利進行，你將永遠不必接聽一個緊急電話。

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