做好準(zhǔn)備，應(yīng)對即將到來的展會

?? ? ?如果你遵循一些基本步驟，計(jì)劃一場貿(mào)易展災(zāi)難本身不必是一場慘敗。

?? ? ?不一定非得是新聞發(fā)燒友才能知道我們生活在參展商不確定的時(shí)代。從極端天氣和自然災(zāi)害的顯著上升，到國內(nèi)動亂事件的激增，可以影響你參加貿(mào)易展的事件層出不窮。雖然有很多玩家參與了如何處理危機(jī)的全局決策(例如，演出和場地管理;當(dāng)?shù)貓?zhí)法部門;國家氣象，健康，交通和安全機(jī)構(gòu))，它仍然取決于我們的展覽經(jīng)理和我們的高級主管是否有應(yīng)急計(jì)劃，將使有組織的平靜和我的上帝的混亂之間的區(qū)別。

?? ? ?然而，創(chuàng)建一個(gè)全面的緊急管理計(jì)劃是一個(gè)復(fù)雜而微妙的過程，其中包括展覽的規(guī)模和地點(diǎn)、參展商的規(guī)模以及行業(yè)的性質(zhì)等變量——這些因素使得提供全面的指導(dǎo)幾乎不可能。但以下是我在做最壞打算時(shí)采取的一些技巧和步驟，它們適用于任何災(zāi)難準(zhǔn)備策略。

?? ? ?檢查顯示材料

?? ? ?根據(jù)事件的大小,顯示和/或場地管理建立了火災(zāi)應(yīng)急程序,惡劣天氣,暴力行為,等等。所以才想出了一個(gè)游戲計(jì)劃,可能沖突與程序,審查參展商手冊是否有應(yīng)急政策。隨著人們對活動安全的認(rèn)識不斷提高，一些展會正在采取措施，讓參展商和參展商更容易地發(fā)送和接收信息。例如，在最近的國際消費(fèi)電子展(International Consumer Electronics Show)上，組織者在出席者的徽章背面印上了每個(gè)場館安全辦公室的電話號碼。與show management核對一下，看看它是否使用了類似的策略，并將這些信息包含在你的pre-show orientation材料中。

?? ? ?評估你的潛在威脅

?? ? ?在我的職業(yè)生涯中，我負(fù)責(zé)監(jiān)督許多客戶的風(fēng)險(xiǎn)管理評估，這是在緊急情況下制定行動計(jì)劃的第一步。畢竟，如果你不知道你可能會在演出中面臨哪些威脅，你怎么能做好準(zhǔn)備呢?因此，我創(chuàng)建了一個(gè)我稱之為事件風(fēng)險(xiǎn)矩陣的文檔，它提供了一個(gè)具體的考慮框架(例如，環(huán)境、健康和安全、技術(shù)和社會威脅)，以及一個(gè)與內(nèi)部和外部利益相關(guān)者進(jìn)行緊急管理討論的起點(diǎn)。本文的末尾包含了該文檔以及如何完成該文檔的詳細(xì)說明。

?? ? ?選擇指定的會議地點(diǎn)

?? ? ?在最糟糕的情況下，比如在展廳內(nèi)發(fā)生火災(zāi)或發(fā)生槍擊事件時(shí)，很有可能場地會被疏散。在這種情況下，重要的是團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員都要負(fù)責(zé)。最簡單的方法就是在會議中心外指定一個(gè)地點(diǎn)見面。請記住，緊急情況也可能發(fā)生在現(xiàn)場之外，例如在酒店或接待活動，所以最好為與演出相關(guān)的每個(gè)地點(diǎn)選擇見面地點(diǎn)。使用谷歌地圖，酒店禮賓部，和/或當(dāng)?shù)毓?yīng)商合作伙伴幫助您選擇。最佳地點(diǎn)距離危機(jī)足夠遠(yuǎn)，以避免隨之而來的混亂和擁擠，但距離足夠近，可以迅速到達(dá)。也要找那些24小時(shí)開放、可以提供水、電和座機(jī)的地方，比如酒店大堂或便利店。一旦你選定了你指定的網(wǎng)站，就和你的員工分享他們的地址和地圖，最好是在你的培訓(xùn)材料和數(shù)字格式(例如，PDF或JPEG)中，可以通過智能手機(jī)快速遠(yuǎn)程訪問。

? ? ??收集和整合信息

? ? ??我總是有一份主文檔，列出所有現(xiàn)場工作人員的基本信息，以便在緊急情況下與他們聯(lián)系。如果您有供應(yīng)商員工，他們是您的現(xiàn)場團(tuán)隊(duì)的一部分，請將他們也添加到此列表中。這個(gè)電子表格包括每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的名字;電子郵件地址及手機(jī)號碼;抵港及離港日期;酒店名稱和房間號(或其非酒店住宿的地址，如Airbnb物業(yè));以及緊急聯(lián)系人的姓名、電話號碼和關(guān)系。我還喜歡在節(jié)目中提及可能影響員工健康的疾病(如糖尿病、哮喘或殘疾)，但一定要事先與公司人力資源部討論收集這些個(gè)人信息。

? ? ??建立通信程序

? ? ??當(dāng)災(zāi)難來襲時(shí)，你打算如何與分散在會議中心、返回酒店、或在交通工具到達(dá)會場的員工溝通?對于那些對員工安全造成直接威脅的情況，盡快通知所有團(tuán)隊(duì)成員是很重要的。WhatsApp等應(yīng)用程序和一些軟件即服務(wù)(SaaS)移動事件管理系統(tǒng)允許用戶在幾秒鐘內(nèi)發(fā)送群組短信和推送通知。不那么緊急的崩潰可以通過單獨(dú)的短信、電子郵件或電話進(jìn)行溝通。

? ? ??確保每個(gè)人都參與進(jìn)來

? ? ??如果你的員工不知道你的緊急管理計(jì)劃是什么，你所有的精心計(jì)劃都將付諸東流。因此，在演出前準(zhǔn)備階段，你必須把防災(zāi)工作放在首位。檢查最可能發(fā)生的威脅是什么，這些威脅將如何傳達(dá)，然后團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該采取什么行動。

除了包括前面提到的由活動地點(diǎn)設(shè)置的疏散程序和關(guān)于你指定的聚會地點(diǎn)的詳細(xì)信息外，還要確保工作人員知道最近的醫(yī)療機(jī)構(gòu)的名稱和地址。我還建議，如果你或你的團(tuán)隊(duì)的其他高級成員受傷，無法在現(xiàn)場處理危機(jī)時(shí)，在你的內(nèi)政部為指定的緊急應(yīng)變?nèi)藛T提供聯(lián)系信息。最后，如果你沒有給你所有的入職培訓(xùn)材料的員工發(fā)電子郵件，考慮發(fā)送緊急情況管理部門，這樣他們就可以遠(yuǎn)程訪問這些材料。

沒有“一刀切”的方法來管理威脅，但是使用這些步驟可以使團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員在不可思議的事情發(fā)生時(shí)做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。

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