九個要點，提醒您如何節(jié)約展會費用

?? ? ?愚蠢的錯誤會破壞你新建的預算。但如果你避免了這九個主要的失誤，你很可能會以你能承受的價格得到你想要的展品。

?? ? ?曾經完成過家庭裝修項目的nyone知道，幾次失誤會在一瞬間讓你的預算泡湯。你那該死的石灰華鑲嵌物和你那該死的柜式測量法會比你說“測量兩次”的速度快得多。剪一次?！?/p>

?? ? ?但是，家居裝修與展覽營銷有什么關系呢?可悲的事實是，當涉及到購買新展品時，大多數展品經理與不幸的房主并無多大不同。雖然他們可能不會在升級的蒸汽淋浴器和錯誤計算瓷磚需求上浪費時間，但展覽經理們往往會做出昂貴的、錯誤的決定——比如采用過度的技術，忘記考慮到擬議的設計將如何影響從存儲成本到運費的所有方面。像新手裝修，許多參展商不知道哪些決定墊他們的底線價格。

?? ? ?因此，為了防止你無意中夸大你的下一個展覽的成本，參展商請了六位新建專家的幫助。他們一起制定了以下九個預算克星的清單。管理人員經常做的事情就是提高價格。通過簡單地避免這些操作，您就可以避免大多數不必要的超量，并在這個過程中避開貼紙沖擊。

?? ? ?1。在完成營銷指令之前先開始設計。如果你的需求不是一成不變的，不要把鑿子交給設計師?！跋蛟O計團隊提供不完整、粗略的輸入通常會導致多次重新設計，”紐約展覽設計公司design Contact的首席創(chuàng)意合伙人托尼?卡斯里格諾(Tony Castrigno)說?！耙驗樵O計師的時間就是你的錢，所以在你和設計團隊見面之前，一定要弄清楚你到底想要什么?！蹦闳匀豢梢栽谠O計過程中做出改變，但是你做的改變越少，你就能在結構上花更多的錢，而不是在設計過程上。

?? ? ?此外，在你與設計師會面之前，確保你的內部利益相關者有他們的發(fā)言權。Von Hagen GmbH公司北美區(qū)總經理Liese Tamburrino說:“很多時候，產品展示經理認為他們能處理好管理人員的任務，但在設計過程中卻發(fā)現他們不知何故沒有達到要求?！薄澳阕龅拿恳还P錢都可以放進展覽館的錢袋里?！?/p>

?? ? ?在開始設計過程之前，為所有的內部干系人列出你的指示。然后討論他們想做的任何改變，討論風格和顏色偏好，最后確定功能需求等等。坦布里諾說:“要經常問別人不喜歡什么?！薄拔铱吹竭^很多偉大的設計因為CEO不喜歡橙色而偏離軌道。因此，問問利益相關者，他們是否不想在展覽中看到任何東西。

?? ? ?最后，繼續(xù)你的內部談話，直到每個人都以同樣的方式結束。如果你的利益相關者在中途遲遲不做出承諾，或者很容易改變主意，那就與他們溝通每一個錯過最后期限或改變的預算結果，并指出根據展覽設計師和制片人協(xié)會(Exhibit Designers & Producers Association)的經濟調查，一個小時的展覽設計成本平均為102.19美元。Tamburrino說:“為了進一步保護你自己的預算，堅持任何中途的修正都需要額外的、可替代的資金，而不是為你的展覽預留的資金。”“管理層可能不會同意你的要求，但僅這一警告就應該讓所有相關人員在改變計劃前三思?！?/p>

?? ? ?2。設計圍繞元素，而不是體驗?！拔业墓臼盏降脑S多設計簡報中都包含了一些膚淺的營銷目標，以及一系列‘必需的’元素，比如信息亭、會議室、存儲區(qū)等等。”Castrigno說。“但你的展位不應該是一堆家具;應該是品牌體驗。如果你只關注元素，你的展品的有效性就會受到影響，最終你可能會購買更多的“東西”，超出你的目標。

?? ? ?首先建立明確的營銷指示，然后通過一種石蕊測試來運行每個建議的展示組件，以確定它:a)幫助滿足您的一個指示，b)是滿足這個指示的所有可用選項中最好的和最具成本效益的?？ㄋ估锔裰Z說:“如果這個部分經不起審查，也許你的錢最好花在別的地方?！?/p>

?? ? ?為了說明這一過程，消息人士在懸掛的牌子上表達了他們的想法，他們聲稱這通常是不必要的?！坝捎谝粋€標準懸掛標志的裝配成本通常在1000美元左右，所以在你自動將其包含在設計中之前，一定要問問自己這個標志的目標是什么。”“在大多數情況下，架空標牌的目的是提高知名度，吸引人們來你的展位?！彼匀绻@是你的目標之一，懸掛的標志就能滿足你的目標。但你能以一半的成本，用一個基于地板的ID塔完成同樣的事情嗎?

?? ? ?Tamburrino說:“你也可以退后一步，問問自己是否需要展示的元素來達到你的目標?！薄澳隳馨褣煺信频念A算再投資到促銷活動上嗎?”它可能會同樣有效地吸引人們來到你的展位，而且可能比懸掛的標志更令人難忘。這里的關鍵是確保每個exhibit元素都有一個已定義的目的，并且每個組件都是有目的地選擇的。

?? ? ?3.假設材料大小和形狀無關緊要。幾乎所有的展覽材料都有標準的形狀和尺寸。只要你的選擇符合非標準的形狀或尺寸，材料成本就會增加。例如，如果你想要一個13英尺寬的層壓板，但是你選擇的產品只有12英尺寬，那么你的展室就必須把兩張板連在一起來創(chuàng)建你的展板。這意味著你要支付額外的生產時間和兩張而不是一張。這里或那里一張紙都沒有，但是一個裝滿奇怪尺寸的展臺會讓你的預算超支。

?? ? ?類似的原理也適用于大多數彎曲結構(除非它們包含固有的易彎曲材料，如織物)。位于佛羅里達州奧蘭多的展覽公司DesignShop Inc.負責客戶關系的副總裁韋斯?莫勒(Wes Mowrer)說:“曲線可能在視覺上令人愉悅，但它們通常會推高組件的成本?！薄袄?，腎臟形狀的示范站不僅需要更多的生產時間來切割材料和構造元素，還會產生不良的材料產量，因為半徑會產生大量的廢料?！币粋€彎曲的計數器很容易就能比一個矩形的計數器便宜50%到100%。如果你一定要有曲線，那就把它們歸為基本元素吧。

?? ? ?當然，專家們不會對曲線和定制長度的材料發(fā)出警告;相反，他們只是簡單地指出，參展商通常在不考慮額外成本的情況下選擇它們。因此，查詢設計人員關于您選擇的任何提高價格的內容，然后考慮您是否進行了值得的投資。Merzigian說:“用最高質量的材料建立一個定制的，彎曲的柜臺是完全可以接受的。”“只要確保這一點不會讓你的銀行破產，并妨礙你實現所有的目標——而且你可以向關注你資產負債表的人證明你的理由是合理的?！?/p>

?? ? ?4。完全根據美學來選擇材料表面處理。當然，閃亮的金屬表面可能會給你的展位增添一點亮閃閃的光彩，但也會讓你的錢包縮水?！袄?，一張標準的白色層壓板的價格可能是每張100美元，而同樣大小的紋理、光澤或金屬薄片的價格可能是400美元，”Merzigian說?！按送?，這些特殊的表面處理很容易劃傷，所以它們需要特殊處理或頻繁更換，而這兩項都不是免費的。”

?? ? ?3DL Design Inc.總裁蘭德爾?哈朱(Randall Harju)建議，你可以根據與會者的觀點做出所有的最終選擇。他問道:“作為一名參會者，我甚至會真正注意到哪些收尾工作，而每個收尾工作又會向我傳達什么信息?”一些完成的選擇可以做出一個聲明，而另一些則會被忽視。記住，展品是支持營銷溝通的簡單結構。你不是在創(chuàng)造埃菲爾鐵塔(除非你的首席執(zhí)行官對巴黎感興趣)。

?? ? ?同樣，專家們并不是建議你禁止所有的非標準漆面。相反，他們建議您與設計團隊一起進行“完成審核”，檢查所有的完成選擇以及它們的價格標簽。然后確保每個選擇都是實現目標的最佳選擇，并且取得的效果值得付出額外的成本。

?? ? ?順便說一句，Tamburrino堅持展覽公司的評估人應該盡可能的參與設計會議。她說:“在一些公司，展覽是由設計師布置的，由客戶批準的，然后，也只有到那時，設計才會提交評估?！薄霸谶@種情況下，你——有時甚至是你的設計師——對你的裝修成本只有有限的了解。因此，盡早對評估人員進行循環(huán)，不僅要詢問完成情況，還要詢問施工、照明等方面的問題。這樣做會讓你成為一個更了解情況的買家，并幫助你牢牢把握預算。

?? ? ?5。忘記考慮運費、運費和勞務費。當他們購買新展品時，大多數人只關注設計和建造成本。但這種結構的尺寸、重量、裝箱和勞動力要求在未來幾年對你的錢包有重大影響。你不希望創(chuàng)建一個漂亮的預算內的攤位，它的輔助成本直接超出你的銀行大門。

?? ? ?Merzigian說:“新建過程必須始終包含一個關于我所說的‘損失預算’因素的討論——也就是說，任何沒有給你的項目增加價值的成本，比如交通、運輸、勞動力和存儲費用?！睆倪@個角度來看，假設你正在建造一個20乘20英尺的展臺，根據展覽設計師和制片人協(xié)會的經濟調查，這個展臺的平均價格為65,269美元。你可能會為每場演出額外支付10,000美元，以支付與這個展位相關的預算損失。因此，如果你每年有10場演出，你可能會有一個65,269美元的展位，但你每年會有10萬美元的額外支出。

?? ? ?咬一口的這些費用之前他們發(fā)生,Merzigian表明你問設計師以下問題在多個階段過程:這個組件有多重,什么類型和大小的板條箱或集裝箱(如果有的話)是否需要,需要多少人小時設置,有更經濟的選擇,將同樣的效果嗎?

?? ? ?“也許用定制的打滑器代替笨重的板條箱就可以了。”或者，你也可以用一些木制部件來交換鋁或織物材料。例如，一個單面的層壓板盒子框架面板通常有3英寸厚，你只能在一個標準木箱中得到10英寸厚。但如果你用25英寸的鋁型材代替鋁型材，你只需要三分之一的運輸空間(和存儲空間)，而且這個部件的重量還不到木制的一半。

?? ? ?當涉及到勞動力估計時，不僅要確定安裝和拆卸需要多長時間，還要確定這個操作將有多復雜。Merzigian說:“在復雜的安裝中，如果你需要一個沒有經驗的工作人員，或者你的零件很難連接，你的工作時間就會被大大延長?！薄耙虼?，設置越復雜，隨著時間的推移，你可能會招致更多的勞動力成本。”

?? ? ?6。對科技著迷。如今，用高科技工具和小玩意來豐富你的展覽幾乎是一種時尚。如果你想展現一個尖端的，高科技的形象，這可能是一個值得的努力。但許多參展商把這種神奇的魔術結合在一起，僅僅是因為其他人都在做。消息人士稱，這肯定會讓你的預算泡湯。

?? ? ?“技術是當今展覽設計的一個重要組成部分，但不幸的是，大多數公司不理解安全的將它帶到展覽中并持續(xù)地使它工作所需要的成本或承諾，”Merzigian說?！斑@種相對脆弱、有時有些古怪的設備需要適當的操作和安裝，而且至少要有一名工作人員——或者是一大批技術人員——在展會上運行它?！币虼?，如果走在時尚前沿與你的品牌無關，過度的技術幾乎成為一種噱頭，而不是增加真正的價值。此外，如果你的員工不懂如何操作你的高科技工具，你就會給他們留下負面的品牌印象，而不是正面的印象。

?? ? ?位于喬治亞州Suwanee的Expotechnik America Ltd.的創(chuàng)意設計師里斯貝斯?科尼格里亞羅(Lisbeth Conigliaro)也警告說，在考慮到可能遇到的每一項相關成本和潛在運營問題，以及這種特定的技術元素是否符合營銷目標之前，你不應該將技術納入考慮范圍。她問道:“你真的需要在一個10乘10英尺的展臺里安裝一個等離子屏幕嗎?或者一個聰明的員工和一臺iPad能正常工作嗎?”“你想要傳達的‘哇’是不是真的達到了營銷目標，并產生了你認為的那種影響力?”該技術是否會提升與會者的體驗，是否值得投資?如果答案是肯定的，那就去做吧。但如果你甚至有點不確定，那就遠離那些閃亮的小玩意，重新評估成本和回報。

?? ? ?7。忽略-和過度使用-重新配置。當參展商考慮他們攤位的可重組性時，他們似乎在柵欄的兩邊做出了昂貴的假設。有些人選擇了只能用一種方式使用的展臺，而另一些人則“瘋狂地重新配置”，創(chuàng)造了過度設計的結構，以適應無窮無盡的變化。這兩種方法都會讓你付出代價。

?? ? ?塔姆布里諾說:“建造一個40×40英尺的新展覽，中心舞臺是18英尺高的ID tower center，這可能會很有趣，而且在你的空間里看起來會很棒?！薄暗绻捎陬A算削減，你不得不在明年縮小你的足跡，或者一個重要的新貿易展突然出現，但它只提供10乘20英尺的空間，那該怎么辦?”您的ID元素在任何情況下看起來都很荒謬，除非它原本打算使用的是40 * 40英尺的空間。當然，你的展位不必拆成10個不同的尺寸。但是，您需要考慮組件的規(guī)模以及它們在不同大小空間中的外觀。不這樣做并不會增加當前設計的總體成本。不過，如果你不得不購買所有新部件或新展品，以容納不同大小的展臺，以后可能會花很多錢。

?? ? ?另一方面，卡斯里格諾說，設計一個“適合所有尺寸”的展覽可能會不必要地增加你的成本。他說:“你的展品可能不能容納從10乘10到一個巨大的島嶼空間的所有東西。”“你要求的靈活性越高，這個展覽的建造成本就越高。”他說:“設計師們需要考慮的問題是，建造一個適合多種配置的展臺，還是搭建幾個展臺，然后再租一些組件來填補其他展臺的空缺。”

?? ? ?8。期待展覽設計師無所不能。任何好的設計師都會對每個展品元素有基本的了解，包括桁架、燈光、顯示器和地毯鑲嵌。但展覽設計師是展覽設計方面的專家，你不能指望他們同時也是照明、AV、多媒體、管道、電氣等方面的大師。

?? ? ?Tamburrino說:“如果你假設你的設計師知道所有的事情，你可能忽略了額外的需求，必要的組件，甚至更多——最終會造成昂貴的延遲和修改，增加額外的元素，一旦你開始構建，就會改變設計?！薄袄?如果您選擇墻觸摸屏與其他功能集成的展覽,你不能指望你的設計師充分把握每一個細節(jié),如布線要求,安裝角度有必要防止眩光,遮光的需求,精確重量和工程需求的組件,等等等等?！?/p>

?? ? ?專家斷言,可以避免一些“咄”錯誤和設計修改,和他們產生的成本,通過用專業(yè)知識武裝自己的高科技、多媒體、和照明組件,或確保專家在這些領域都包含在最初設計規(guī)劃階段,這樣他們就可以指出任何潛在的陷阱在建設過程的早期。

?? ? ?9。未能收集平均成本。如果沒有做一些基本的研究來確定新車的價格，沒有人會買新車。然而，許多展覽經理在虛線上簽字，卻不知道他們在新產品的每個方面是否都能得到滿意的回報。當然，如果你的最終價格在預算之內，精打細算的人很可能會放過你。但是，如果你支付的時間比平均生產時間多，而超額收費本可以用來增加一些額外的亭?

?? ? ?雖然各種研究報告和參展商的“假人的預算(時間緊缺的聰明的人)”的文章在2013年11月的問題會給你費用平均從材料標記和exhibit-house勞動工地管理和圖像設計成本,是值得你的時間開始編譯自己的平均成本列表,托尼說。簡單地保持支出的詳細記錄，并隨著時間的推移平均它們，以創(chuàng)建一些基準。

?? ? ?這樣，你就可以將你的展品的建議價格與你自己的歷史平均價格進行比較，以確定是否有任何東西是不正常的。通常情況下，任何額外的花費都有很好的理由，但是你應該明白當你得到一筆交易的時候，為什么你可能會多花一些錢，以及價格太離譜的時候。

?? ? ?所以，當你要搭建下一個展臺的時候，不要模仿一個倒霉的房主。相反，質疑你自己的決定，分析你的選擇，避免前面提到的錯誤。這樣，你就有更大的機會建立你的夢想展覽-而不是創(chuàng)造一個金錢坑。

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? ? ? ??英國伯明翰國際摩托車貿易展覽會

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