展覽會是一個系統(tǒng)工程，組展、展品運輸、展臺搭建、展覽本身，環(huán)環(huán)相扣，任何一環(huán)脫節(jié)，展會便無法順利進行。展覽運輸工作大致可分為運前、運中、進館、展后四個階段。
運前：準備工作事無巨細
一些大型展會，組展商通常會指定某個運輸商作為其展覽會的運輸代理，品牌展覽會指定的更是服務好，信譽佳的運輸商。國際展商通常由一些國際性的運輸公司代理運輸。組展商申請展會批文在海關(guān)備案時，會同時將運輸代理在海關(guān)備案。海關(guān)只受理組展商委托的運輸公司的報關(guān)業(yè)務。
將貨物詳情告訴運輸商
參展商確定參展后，組展方會通知參展商委托了哪家運輸司做展覽會的運輸代理，參展商也可主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司做運輸業(yè)務，與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯(lián)絡，并會將一份貨單傳給參展商，上面列有收費標準、發(fā)貨日期、收貨人等項目。參展商應盡可能地將貨物情況填寫清楚并回傳，要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如貨物是否超長、超大，有無特殊要求。
包裝箱的標簽要細致入微
在國內(nèi)，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝箱上的標簽內(nèi)容：企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展覽館的名稱或號碼、展臺號、日期、貨物名稱等細節(jié)要填寫清楚。因為，有時企業(yè)找的運輸商為降低成本，將貨物轉(zhuǎn)包出去，甚至經(jīng)過幾次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運輸實力的公司集中發(fā)運。在展覽旺季，展會運輸商承運的貨物也會分屬不同的會場。標簽填寫不清會造成進錯會場甚至丟失的結(jié)果。另外，必要的易碎商品的防震材料填充，易碎標志、不準倒置標志也不應遺漏。
國際展商不能隨意選擇運輸商
國際展商雖然可以選擇運輸商，但需注意的是：對于普通商品，參展商可以任意選擇一個運輸公司承運，但是對屬于海關(guān)監(jiān)管的展覽品，則不能任意選擇運輸公司。按海關(guān)規(guī)定，展品進來時暫時不收稅，因為展覽結(jié)束后還要出境。為不發(fā)生逃稅問題，在海關(guān)監(jiān)管下保證這批貨物在國內(nèi)不被賣掉。目前，并不是每個公司都可以做這種監(jiān)管運輸業(yè)務。對于這個問題，海外參展商在參展時要特別注意。
運中：緊密聯(lián)系運輸商
發(fā)貨后即使告訴運輸商
完成了發(fā)貨準備、發(fā)貨后，參展商要及時通知展覽運輸商貨已發(fā)出，并將運單傳真過去，標明發(fā)貨內(nèi)容，委托哪家公司發(fā)的。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發(fā)傳真。以便于對方留底查看。
參展商要有專人負責運輸
貨物發(fā)出后，與運輸代理的溝通至為重要。有些展會，由于沒有做好內(nèi)部溝通，運輸公司常常會因找不到人而耽誤時間。所以，與每個環(huán)節(jié)一樣，運輸必須有專人負責。
靈活應用特殊情況
按照一般展覽會的慣例，參展的貨物通常是開幕前兩天運到。但在運輸過程中常常有意外情況發(fā)生，北京經(jīng)常有政治會議、外事活動。其間往往會有交通管制，有些運輸商對此經(jīng)驗并不了解，但運輸商對此經(jīng)驗豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯(lián)系，按運輸商的要求辦理手續(xù)。比如進京卡車需要各種證件、文件等，為應付這種情況，一些集裝箱夜里進京。而展覽中心無人上班，無法卸貨，且晚上操作的危險性也較大。如果參展商有特殊情況需夜晚加班，要與運輸方溝通好，由運輸方負責與展覽中心和搬運公司協(xié)調(diào)。但夜晚加班費用應由參展商支付。
進館：迅速有序搬進場
在整個運輸環(huán)節(jié)中，進館是最緊張的環(huán)節(jié)。很多運輸商的項目經(jīng)理都形容，進館就像作戰(zhàn)。對于參展商來說，進館時也要懂得保護自己的權(quán)益。參展商應該找主辦方指定的運輸代理搬運貨物，但在一些展覽會，很多展品確是參展商自己運進展館的。
留心游擊隊式的搬運工
通常，組展商與指定的運輸公司都事先訂有合同，搬運中一旦出現(xiàn)展品、人員的損傷，參展商可以找組展商要求一個合理的解決方式。游擊隊式的搬運工其服務價格雖然便宜，但安全性沒有保證。發(fā)生貨物損壞時，通常的辦法就是逃跑。有些本身就不是搬運工，甚至發(fā)生搬運中被盜展品的事件。
為節(jié)約時間，進館時要聽從展覽運輸商的安排
根據(jù)不同展品在展館中的不同位置等因素，展覽運輸商憑經(jīng)驗統(tǒng)籌安排進館順序。參展商應服從展覽運輸商的調(diào)度，盡可能地爭取時間。
展后：還要溝通運輸商
