新展會展位構(gòu)建指南

?? ? ?建立一個新的展位可能是一項艱巨的挑戰(zhàn)，特別是當(dāng)您剛接觸該行業(yè)或發(fā)出第一份提案請求時。 為了幫助您瀏覽這個未知領(lǐng)域 - 或者只是簡單了解RFP基礎(chǔ)知識 - 這是我的分步指南，以及我從中學(xué)到的經(jīng)驗教訓(xùn)。

?? ? ?當(dāng)你的待辦事項清單上出現(xiàn)“建立一個新的展位”時，這足以讓大多數(shù)人躲避和掩護。畢竟，新的構(gòu)建意味著您不僅要負(fù)責(zé)投資大量公司的現(xiàn)金，而且還必須與未來幾年所產(chǎn)生的展覽資產(chǎn)一起承擔(dān)并承擔(dān)責(zé)任。你猜怎么著？由于亞馬遜（Amazon.com）沒有出版一本名為“為傻瓜館建造的展臺”的書，因此新手非常不走運。

?? ? ?因此，當(dāng)我以前的同事Marcey Culp，CTSM，CMP和我?guī)啄昵巴瓿闪宋覀兊牡谝淮涡陆üぷ鲿r，類似恐慌的東西悄悄進入了我們的肚子坑并且居住了大約一年。我們公司當(dāng)時擁有兩個展位，但形狀非常糟糕;而且，他們看起來完全不同，為我們的品牌提供了連續(xù)性。自從我們即將推出一款新產(chǎn)品以來，管理層希望在短短一年多的時間內(nèi)為即將到來的重大展會帶來全新的面貌。我們需要建立一個不僅滿足我們的營銷需求的展臺，而且還可以重新配置尺寸，包括從20英尺到20英尺的直線到50英尺到50英尺的島嶼。

?? ? ?為了使問題進一步復(fù)雜化，在管理層訂購新建筑之前不久，我們的展廳折疊起來。我們不是試圖在當(dāng)時與新的展覽公司和客戶經(jīng)理建立關(guān)系，而是將我們的AE跟蹤到一家新公司，然后為我們的展品進行存儲，維護和現(xiàn)場管理。因此，當(dāng)我們進入展位建設(shè)過程時，我們是完整的新建新手，我們公司與其展覽館的關(guān)系不太完善。

?? ? ?當(dāng)我們開始這項努力時，我會為這種指導(dǎo)提供我的右臂。很少有人能夠從頭到尾準(zhǔn)確地解釋這個過程是如何運作的，更不用說戰(zhàn)術(shù)在這個過程中創(chuàng)造了奇跡 - 或者是悲慘地失敗了。這就是我將它傳遞給你的原因。雖然每個RFP情況都不同，但這本簡單的指南充滿了我們學(xué)到的寶貴經(jīng)驗，可以幫助您更快，更高效地完成新的構(gòu)建。

?? ? ?1.制定時間表和預(yù)算

?? ? ?我們的第一步是建立構(gòu)建的基本時間表，包括我們必須確定潛在展廳的目標(biāo)月份，發(fā)送信息請求（RFI），接收響應(yīng)并縮小范圍，向其余公司發(fā)布RFP ，審查他們的演示文稿，選擇一個新的展覽室，開始和完成建設(shè)，并將展位運送到第一個展覽。

?? ? ?接下來，使用從研究，行業(yè)平方英尺平均值和過去經(jīng)驗中收集的信息，我們設(shè)計了預(yù)算并將我們的資本支出請求發(fā)送給管理層，該管理層在新展位首次亮相前一年獲得批準(zhǔn)。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：由于這是我們的第一次構(gòu)建，我們不知道每個步驟需要多長時間，因此我們無法從一開始就開始我們的時間表并努力完成。但我們知道展位何時必須準(zhǔn)備就緒，所以我們從那天開始并向后工作。我們還為意外延遲提供了大量的額外時間，允許我們按時完成構(gòu)建，即使在此過程中遇到了一些小的挫折。

?? ? ?2.創(chuàng)建一個任務(wù)組并收集信息

?? ? ?有了建設(shè)的資金，我們需要設(shè)定目標(biāo)并確定這個新展位的外觀和感覺。我們迅速建立了一個內(nèi)部展位建設(shè)工作組，由我的經(jīng)理，副總裁和品牌經(jīng)理級別的營銷代表，商業(yè)集團的高級管理人員，企業(yè)傳播/投資者關(guān)系代表，醫(yī)學(xué)科學(xué)聯(lián)絡(luò)人組成（我們是在制藥行業(yè)），來自銷售管理和財務(wù)部門的關(guān)鍵人物。除了商業(yè)團體之外，我們的團隊還必須包括個人。我們的展位對我們公司內(nèi)的其他團隊同樣重要，我們需要所有參與者的投入和支持。

?? ? ?然后，我們?yōu)樾〗M編制了一份問題清單，并安排了一系列會議來回答這些問題。問題包括“您喜歡/不喜歡我們目前的展位？”和“你希望與會者在我們的空間內(nèi)進行什么樣的旅程？” “你想讓我們的展位有什么樣的感受？”和“我們必須傳達什么信息？”經(jīng)過幾次會議，我們制定了新展覽的主要目標(biāo)和成果清單。

?? ? ?在此期間，我們還開始收集RFP所需的數(shù)據(jù)，例如公司使命聲明，產(chǎn)品樣本，非設(shè)計相關(guān)要求列表（如員工經(jīng)驗水平，促銷支持能力等），Pantone Matching系統(tǒng)（PMS）徽標(biāo)顏色和使用說明等

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：我們的工作組成員總是在路上，將我們的決策者聚集在一個地方，一次證明幾乎是不可能的。觀看圖像，檢查樣本，簡單地面對面交談對于成功的關(guān)鍵是至關(guān)重要的

?? ? ?3.確定潛在的展覽館

?? ? ?整個1月和2月，我研究了展覽館并編制了一份我認(rèn)為可以提供我們的設(shè)計，施工和服務(wù)要求的七個清單。 然后我參加了EXHIBITORLIVE，一個展覽和活動專業(yè)人士的教育會議和博覽會，在那里我與幾個新的展覽館進行了交談，并在我們的潛在公司名單中增加了另外四個。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：雖然我想盡可能多地確定可行的展覽公司 - 并確?！巴昝赖墓尽睕]有完全克服 - 我不應(yīng)該添加最后四家公司。 雖然這些公司并沒有以任何方式缺乏，但他們的加入使總數(shù)達到11，這太多了，無法有效管理。

?? ? ?因此，不像我們那樣向11家公司發(fā)放RFI，而是徹底研究每家公司并進行口頭訪談，以幫助將該領(lǐng)域縮小到更易管理的數(shù)量。

?? ? ?4.制定并發(fā)布RFI

?? ? ?從我們的AE和我們的工作組開發(fā)的問題中刪除模板，我們的團隊創(chuàng)建了一個五頁的RFI，要求提供九個主要類別的信息：

?? ? ??一般信息：公司是否具有全球影響力？它雇用了多少人？它的企業(yè)理念是什么？

?? ? ??帳戶團隊：可能分配給我們帳戶的團隊處理了多少客戶？什么，如果有的話，分包合同？

?? ? ??技術(shù)與設(shè)計：目前有多少設(shè)計師在工作人員？如果有的話，公司在過去三年中為展覽設(shè)計或相關(guān)工作贏得了哪些獎項？是否安裝和拆除外包？該公司是否提供庫存跟蹤功能？

?? ? ??客戶/貿(mào)易展經(jīng)驗：公司是否在我們的行業(yè)或行業(yè)中擁有其他客戶？誰是公司的十大客戶？在過去的一年里，外國公司在哪些公司做生意？

?? ? ??定價：公司的定價理念是什么？目前的制造，倉庫處理，圖形設(shè)計，存儲等費率是多少？租賃展覽是一種選擇嗎？

?? ? ??財務(wù)狀況：公司的Dun＆Bradstreet評級是多少？公司在可預(yù)見的未來預(yù)期會有多大的收入增長？

?? ? ??制藥行業(yè)詳情：公司在醫(yī)療保健行業(yè)擁有多少經(jīng)驗？最近在哪些醫(yī)療展上創(chuàng)建和/或安裝了展品？

?? ? ??附加信息：哪些人格特質(zhì)描述了公司的企業(yè)文化？公司可以選擇代表什么樣的動物？

?? ? ??參考文獻：我們可以就與公司合作的經(jīng)歷聯(lián)系誰，特別是如果他們來自制藥行業(yè)？

?? ? ?我們將RFI發(fā)送給了所選的11家公司，并提供了收到其提案的截止日期。一旦我們收到了提案，我們就每個提案進行了分析，比較了我們的目標(biāo)，以及他們的反應(yīng)的質(zhì)量和速度，并且除了五個展覽館外，我們都取消了。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：嚴(yán)格的期限是關(guān)鍵，因為11家公司中只有8家遇到了它。作為一名展覽經(jīng)理，我理解繁忙的日程安排，但如果一個展覽館無法滿足我們的第一個截止日期甚至還沒有確保我們的業(yè)務(wù)，那么我只能猜到它有多少截止日期后才會有錢。因此，定義和執(zhí)行一個下降的截止日期使我能夠快速，輕松地消除三個展廳，并更加關(guān)注剩下的八個展館。

?? ? ?我的RFI也非常詳細，因為它產(chǎn)生了大量難以篩選的信息，使我們的團隊很難確定關(guān)鍵的差異化因素并保持按計劃進行。因此，盡可能簡化您的RFI，磨練對您和您的內(nèi)部團隊較重要的領(lǐng)域。

?? ? ?5.創(chuàng)建RFP

?? ? ?在RFI過程中，我們使用我們的研究以及我們的工作組開發(fā)的信息和要求同時創(chuàng)建了RFP。以下是我們RFP的六個組成部分。

?? ? ??公司概況：這包括對我們公司，其產(chǎn)品和競爭對手的描述，我們的使命陳述，核心價值觀，組織結(jié)構(gòu)，關(guān)鍵企業(yè)信息，公司徽標(biāo)和PMS顏色以及使用要求。

?? ? ??營銷策略：我們總結(jié)了我們的一般品牌營銷計劃和產(chǎn)品營銷信息，并包括關(guān)鍵的銷售和營銷宣傳材料，促銷活動策略，平面廣告以及公司每個產(chǎn)品的競爭情況。

?? ? ??挑戰(zhàn)/目標(biāo)：本節(jié)詳細介紹了現(xiàn)有屬性的問題，以及新構(gòu)建的功能和設(shè)計目標(biāo)。

?? ? ??服務(wù)：我概述了未來三到五年我們需要的服務(wù)，包括整體帳戶管理，展位物業(yè)存儲，國際展覽，可能的庫存管理等。

?? ? ??照片：在這里，我們共享現(xiàn)有屬性的圖像，包括單個元素和細節(jié)。

?? ? ??預(yù)算：我們選擇共享一般預(yù)算范圍而不是項目的確切數(shù)字。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：最初，我們想隱瞞所有預(yù)算信息有兩個原因：1）我們不希望我們的預(yù)算限制設(shè)計團隊的創(chuàng)作過程，2）我們擔(dān)心展覽館只會打一個等價的標(biāo)簽我們的設(shè)計預(yù)算，無論展位的實際價值如何。

?? ? ?然而，我們也知道設(shè)計師需要一個指導(dǎo)方針，所以在我們發(fā)出RFP之前不久，我們提供了一個球場預(yù)算，以提供一些靈活性。我們還強調(diào)，設(shè)計師應(yīng)該包括他們可以考慮的所有令人驚嘆的因素，而不考慮成本，因為我們會考慮超出我們的預(yù)算限制，如果他們的創(chuàng)造能力得到保證。

?? ? ?我推薦這個棒球場策略，因為它為設(shè)計師提供了足夠的框架來開發(fā)一些參數(shù)，但它也為他們提供了一些靈活創(chuàng)造肌肉的空間。

?? ? ?6.發(fā)布RFP

?? ? ?然后，我們將RFP發(fā)送到五個展覽館以及保密協(xié)議（基本上說明我們不會分享他們的知識產(chǎn)權(quán)，他們不能分享我們的知識產(chǎn)權(quán)）和一種接受形式。由于RFP流程需要各方的相當(dāng)大的承諾，完整的接受形式（我們將其作為RFP文件的最后一頁，并要求由公司代表簽署并通過傳真或電子郵件返回給我們）我告訴我，展覽館正在進入RFP流程并打算完成。

?? ? ?RFP附帶的一些補充說明和信息。例如，求職信列出了所有響應(yīng)RFP的競爭公司，并提供了他們必須提交其他問題和要求澄清的截止日期。然后它解釋說我們會在某個日期回答每個問題，并在每個問題和答案上復(fù)制所有公司。

?? ? ?RFP還包含有關(guān)公司應(yīng)如何回應(yīng)的詳細說明。例如，它解釋了我們期望在演示期間看到的內(nèi)容及其建議的長度，我們需要以書面形式看到的內(nèi)容，需要多少份副本以及以何種格式列出將要出席的視聽設(shè)備，可用的視聽設(shè)備等等。我們要求所有創(chuàng)意概念在任何定價信息之前和之前分開。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：雖然接受形式可能沒有法律約束力，但我們想要的不只是握手，以確保每個公司對這一過程的承諾;否則，我們有很多其他公司愿意簽署表格。因此，我鼓勵您在RFP中包含類似元素，以確定每個展覽中心是否有意響應(yīng)。如果公司沒有退回此表格，如果您的公司政策或采購部門要求最低數(shù)量的投標(biāo)人，您可能需要重新考慮將RFP發(fā)送到之前已淘汰的展覽中心。

?? ? ?我們知道，分鐘公司收到RFP，電話線會嗡嗡作響，因為銷售代表試圖找出他們競爭的對手。因此，我們在求職信中列出了所有公司，而不是培養(yǎng)神秘感。這種策略不僅清除了電話線路，而且還允許公司發(fā)揮其與競爭公司相關(guān)的優(yōu)勢 - 這反過來又使我們能夠更容易地比較它們。

?? ? ?為傳入的問題設(shè)定時間表，我們的回復(fù)也使我們能夠評估每家公司滿足最后期限的能力;此外，我們的準(zhǔn)時響應(yīng)顯示，展覽公司也可以阻止我們討價還價。

?? ? ?保持問答流程的透明度有助于公平競爭，因為我們希望所有公司都擁有創(chuàng)建設(shè)計的相同信息。這種公開的溝通使得展覽公司對他們提出的問題以及他們?nèi)绾卧儐査麄兊膯栴}三思而后行，因為沒有人想要泄露任何關(guān)于他們正在做什么的線索。

?? ? ?此外，問答過程對我們來說節(jié)省了時間，因為它使我們不能一遍又一遍地回答相同的問題。但是，這可能會阻止一些公司建立競爭優(yōu)勢。如果沒有我們的信息共享流程，也許一家公司會提出幾個關(guān)鍵問題，允許它開發(fā)比競爭對手更好的設(shè)計 - 并讓我們見證其分析能力。因此，權(quán)衡透明度的利弊，并決定哪種方法可以讓您較好地了解響應(yīng)公司。

?? ? ?將創(chuàng)意與成本分開也很關(guān)鍵。一旦你在管理層成員面前提到一個美元數(shù)字，他們似乎幾乎聽不到任何事情。通過首先關(guān)注創(chuàng)意概念和第二個美元數(shù)字，我們可以更好地評估整個項目，而不是被貼紙震驚擊中。

?? ? ?7.檢查財務(wù)和參考

?? ? ?當(dāng)公司處理他們的提案時，我們的會計師事務(wù)所對每家公司進行了財務(wù)檢查，發(fā)現(xiàn)所有公司都信譽良好。同時，我們開始聯(lián)系所有35個參考文獻并向他們提出相同的問題。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：雖然進行參考檢查很繁瑣，但只是與繁忙的展覽經(jīng)理聯(lián)系是一個挑戰(zhàn)，這是一個令人大開眼界。我們不僅了解了每家公司的優(yōu)勢和劣勢，而且還完全消除了其中一家公司的優(yōu)勢和劣勢。顯然，該公司并沒有花時間檢查自己的參考資料，因為參展商報告說在一個充滿鯊魚的大池塘中感覺像小魚一樣自生自滅，這正是我們希望避免的那種情況。

?? ? ?8.執(zhí)行現(xiàn)場訪問

?? ? ?在進行參考檢查后，我們訪問了其余五家展覽公司中的四家，不包括我們目前的展覽館。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：倉庫是世界各地的倉庫，所以對我們來說，訪問是一個機會

?? ? ?9.分析演示文稿

?? ? ?當(dāng)公司提出他們的設(shè)計時，工作組使用記分卡來評估每個提案。記分卡采用點數(shù)系統(tǒng)，其中一個是“可接受的”，五個是“非常好”。要求團隊成員根據(jù)以下九個標(biāo)準(zhǔn)對每個公司的演示進行評分：

?? ? ??靈活性：展位是否適應(yīng)不同的空間和產(chǎn)品？

?? ? ??功能：設(shè)計是否適合交互式事件，劇院式設(shè)置，高流量贈品等？

?? ? ??整體設(shè)計：整體設(shè)計如何幫助我們有效地傳達我們的形象，信息和品牌？

?? ? ??客戶團隊：團隊成員的個性是否適合我們公司，他們是否都有足夠的經(jīng)驗將我們的計劃提升到新的水平？

?? ? ??總計劃：展覽館是否提供一系列服務(wù)，例如在線庫存管理;展前，會后和展后推廣計劃;測量工具;等等。？

?? ? ??制藥經(jīng)驗：公司及其客戶團隊是否有足夠的行業(yè)經(jīng)驗？

?? ? ??融資方案：付款，租賃和/或租賃條款是否符合我們公司的需求？

?? ? ??成本：成本是否合理且在我們的預(yù)算范圍內(nèi)？

?? ? ??金融穩(wěn)定性：公司的財務(wù)狀況是否合理穩(wěn)定？

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：記分卡幫助我們組織思想并強化一般感受。事實上，使用它們可以讓我們根據(jù)其極低的總分?jǐn)?shù)來消除另一家公司。但是，任務(wù)組成員的得分變化很大，團隊成員對于每個標(biāo)準(zhǔn)的重要性有不同的看法，即得分卡不是我們決策中的突出因素。相反，它只是我們軍火庫中的另一個工具。底線：使用記分卡作為討論每個公司的高點和低點的指南，而不是最終決定因素。

?? ? ?10.選擇并通知獲勝者和輸家

?? ? ?在最后一次演示的24小時內(nèi)，工作組提交了他們的分?jǐn)?shù)，并將結(jié)果列表。到那個星期結(jié)束時，我們評估了我們的分?jǐn)?shù)和意見，最后選擇了一家我們認(rèn)為最符合我們需求的公司。

?? ? ?我們立即通知了獲獎公司;然而，我們還給剩下的公司發(fā)了一封信，說明他們沒有贏得我們的業(yè)務(wù)，并特別說明為什么我們選擇了另一家公司而不是他們的公司。然后我們跟隨每個未經(jīng)選擇的公司的個人電話，重申信的細節(jié)，并感謝代表們的時間。

?? ? ?在通知獲獎公司后不久，我們邀請其代表到我們的辦公室與我們的整個團隊會面，包括產(chǎn)品經(jīng)理，商業(yè)管理，展覽管理等。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：雖然這些電話和信件似乎是浪費時間，但對于我們個人來說，它們是這個過程的關(guān)鍵部分。顯然，我們不喜歡向人們傳播壞消息，但考慮到他們致力于這個過程的時間，金錢和情感參與，我們不希望失去公司得到相當(dāng)于“親愛的約翰”的信。事實上，我們覺得我們欠他們，我們認(rèn)為我們甚至可以通過一些建設(shè)性的批評得分，他們可以用來改善并希望贏得他們的下一次競標(biāo)。這些公司對我們的后續(xù)行動感到驚喜，并非常感激。

?? ? ?11.準(zhǔn)備一份執(zhí)行摘要

?? ? ?一旦我們的團隊選擇了我們的新展廳，我們就為管理層撰寫了一份一頁的執(zhí)行報告，一目了然地解釋了整個展位建設(shè)過程 - 包括我們以前擁有的，我們需要什么，提出了什么計劃，推薦和我們的推理。然后，我們將摘要發(fā)送給我們的商業(yè)發(fā)展副總裁和我們的首席執(zhí)行官，他們迅速批準(zhǔn)了購買。

?? ? ?經(jīng)驗教訓(xùn)：雖然這個總結(jié)只花了我們一個小時來完成和交付，但它為我們節(jié)省了數(shù)周甚至數(shù)月的時間。我們不是必須向命令鏈中的多個人解釋RFP流程的每個細節(jié)，而是直接通過一個簡單的文件在一個簡短的坐位中消化。在收到摘要后的兩周內(nèi)，管理層簽署了新版本，我們就在路上。

?? ? ?超越構(gòu)建

?? ? ?即使是最精心策劃的流程也容易出現(xiàn)一兩個問題。對我們來說，我們的主要噓聲涉及山姆大叔。在確定新建筑的第一個年度預(yù)算時，我們的新展館詢問我們?nèi)绾斡媱澰谡刮簧现Ц朵N售稅。哎呀！我們忘記在預(yù)算中包含銷售稅，并且沒有人在此過程中提及過。從來沒有建立過新的展位，我們從未遇到過這個問題。然而，經(jīng)過一番調(diào)查后，我們的會計部門確定我們在展位準(zhǔn)備好的前兩次納稅，并且我們從預(yù)算中的多個區(qū)域重新分配資金以應(yīng)對財政監(jiān)督。擺脫舊物業(yè)的成本和麻煩讓我們措手不及。雖然我們試圖通過經(jīng)紀(jì)公司出售這些展品，但我們最終還是付了我們之前的展覽館來銷毀它們。下一次，我們將從展覽館得到一個估計，并在建造新展位之前很久就購買其他選擇。

?? ? ?盡管面臨一些意想不到的挑戰(zhàn)并且在此過程中學(xué)到了一些艱難的教訓(xùn)，但這個RFP流程為我們公司提供了良我希望它能為您做到這一點，并且您的展臺建設(shè)冒險盡可能無痛苦。但請記住，建立一個攤位很像分娩 - 通常會有很多艱苦的工作和痛苦，但幾周之后，你會忘記痛苦并將所有精力都集中在新的嬰兒攤位上。

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