確保您的出境貨物準(zhǔn)時到達(dá)下一個目的地

?? ? ?作為一個唯一一個監(jiān)督拆除和包裝客戶展覽財產(chǎn)的人，我完全理解參展商在展會結(jié)束時的疲憊程度 - 以及你想要站起來或?qū)Υ嗝丛愀饽阕约汉湍愕膱F隊一起慶祝晚餐，干得好。但事實是，直到你的所有貨物都裝好并運往下一個目的地之前，工作才會完成。在此之前需要解決許多細(xì)節(jié)問題，并且在展覽會展示世界的情況下，這意味著審查和/或完成多個表格和文件。

?? ? ?當(dāng)您忙于拆解并展望您的下一次參展活動時，很容易忽視或匆匆通過展示結(jié)束的文書工作。特別是在一個貿(mào)易展覽會上，我需要將一個展覽的各個部分運送到11個不同的目的地。如果沒有適當(dāng)?shù)囊?guī)劃，保持我的團隊和有組織的出境箱子和托盤的迷宮就像試圖讓鴨子走直線一樣。值得慶幸的是，我們所有的文書工作都在拆除工作人員站在展位前很久。因此，為了幫助您順利地關(guān)閉下一個節(jié)目，這里是您需要熟悉的文檔的入門知識，以及我的建議，以確保您的運費達(dá)到其需要的時間和預(yù)算。

?? ? ?出境時間表出站時間表，即當(dāng)您的空箱子將被帶到您的展品以便拆除以及您的承運人應(yīng)該到達(dá)編組站時的文件概述，取決于許多因素，例如您的展位的展廳是什么in，您在該大廳內(nèi)的位置，優(yōu)先級點，以及展會管理層與場地的合同安排。通常在展示套件的運輸或“快速事實”部分中找到，應(yīng)盡早審核出站時間表并與您的運營商共享。

?? ? ??注意您的承運人必須到達(dá)編組站的時間，這通常在您的拆卸需要完成之前。例如，您可能會在展會結(jié)束后的中午之前確保您的貨物已準(zhǔn)備好提貨，但展會管理層可能要求所有運營商在不遲于上午9點辦理登機手續(xù)并接收其裝卸碼頭的分配。

?? ? ??不是向我的運營商發(fā)送快速電子郵件，讓其知道驅(qū)動程序何時應(yīng)該在現(xiàn)場，我更愿意發(fā)送整個出站時間表的PDF。這可以抵消任何拼寫錯誤的風(fēng)險，并讓我的運營商全面了解遷出過程。

?? ? ??請記住，如果司機在指定時間到達(dá)并且您的貨物尚未準(zhǔn)備好上路，一些承運人會給您一個等待時間費用。如果出站時間表為您提供了更長的取件窗口，例如，您的承運人選擇在展會結(jié)束后的早晨到達(dá)同一晚上的晚上，我建議您盡可能多的時間準(zhǔn)備您的貨件。

?? ? ??來自一般服務(wù)承包商（GSC）或節(jié)目管理人員的代表可能會在展位結(jié)束時在您的展位中留下通知，其中列出了原始出站時間表的更改，例如當(dāng)您的空箱子預(yù)計將返回您的展位或用于拆除展品的截斷時間框架。密切關(guān)注本文檔中的詳細(xì)信息，以確保您的拆除團隊和承運商能夠準(zhǔn)確，準(zhǔn)確地了解拆卸和出貨流程。

?? ? ?送貨清單

?? ? ?這些文件可以由展覽館或內(nèi)部團隊成員準(zhǔn)備，列出展會的組件，每件商品的數(shù)量以及包裝的包裝箱或托盤。根據(jù)展覽的性質(zhì)，展位內(nèi)的活動和運輸要求，為您的出境運費準(zhǔn)備單獨的清單可能會有所幫助。

?? ? ??參展商需要將貨物從一個展位運送到多個目的地，例如，一個托盤設(shè)備到另一個展覽，兩個贈品到公司辦公室，以及一箱圖形到存儲設(shè)施，這種情況并不少見。在這種情況下，充分的展前規(guī)劃至關(guān)重要。在我到達(dá)現(xiàn)場之前，我喜歡創(chuàng)建電子表格或圖片密集的PDF文檔，以識別發(fā)往每個目的地的組件。例如，如果我有很多圖形需要直接從展覽場地發(fā)送到另一個場地，我通常會為下一場節(jié)目打印一張PDF，其中包含一頁。此PDF有效地用作清單，并使用所選圖形直接打包在包裝箱內(nèi)。

?? ? ??出站清單對于更新展覽清單也很有用。例如，我有一個客戶在演出期間使用了很多牙簽和開胃餐巾。在出境清單中，我會注意到貨物中有三盒牙簽，低于原來的12.我還想把我的出境艙單通過電子郵件發(fā)送給我的客戶，讓他們了解他們目前的參展水平耗材。

?? ? ??無論是為外匯運費創(chuàng)建新清單還是重復(fù)使用入庫單據(jù)，我建議將這些表格粘貼到您的出貨貨物內(nèi)部，以便隨后打開包裹的人知道放在哪里。

?? ? ?出境運輸標(biāo)簽

?? ? ?在展會結(jié)束時，出貨標(biāo)簽應(yīng)清楚地放在所有貨物上。一些GSC允許參展商通過展示服務(wù)門戶在線訂購他們的運輸標(biāo)簽。然后，GSC處理打印過程，并在您的物料處理協(xié)議（MHA）中包含標(biāo)簽。其他GSC在參展商服務(wù)臺附近提供一個售貨亭，您可以自己打印標(biāo)簽。就個人而言，我更喜歡在演出之前打印自己的標(biāo)簽，因為我喜歡將它們制成超大尺寸，并采用大尺寸和明亮的顏色。 GSC提供的標(biāo)簽往往很小并使用小字體，根據(jù)我的經(jīng)驗，任何有助于區(qū)分運費的東西只會提高它到達(dá)所需位置的機會。

?? ? ??我建議在您的板條箱外面粘貼永久性透明塑料套管（也稱作業(yè)口袋），以便容納較大的自行打印運輸標(biāo)簽，以幫助您避免從舊的粘性標(biāo)簽上去除粘性殘留物。

?? ? ??始終仔細(xì)檢查是否已從托盤，板條箱和箱子中移除任何舊的運輸標(biāo)簽，以繞過物料處理煉獄中的貨物。

?? ? ??將運輸標(biāo)簽放在貨物的多個面上將確保無論貨物如何托運和/或裝載，都可以看到基本信息。

?? ? ?不要讓常見的新手錯誤就是將簽署的物料搬運協(xié)議留在即將空置的展位。

?? ? ?物料搬運協(xié)議

?? ? ?MHA是一份文件，允許GSC允許您將貨物從展位移動到裝貨碼頭，并將其運送到您指定的承運商或展會的首選承運商。您的運費到貨后，必須在展會結(jié)束時將此重要文件交給參展商服務(wù)臺。 （如果您要將貨物運送到多個地點，則必須為每個目的地填寫MHA。）然后，您將收到GSC簽署的簽名副本，確認(rèn)其已收到。

?? ? ??不要讓新手錯誤地將已簽名的MHA留在即將成為空的展位。隨身攜帶此副本，或從我的劇本中取一頁，如果您不在時出現(xiàn)并發(fā)癥，請將照片通過電子郵件發(fā)送給您的同事。

?? ? ??檢查并仔細(xì)檢查貨件中的件數(shù)是否與MHA上列出的件數(shù)相匹配。如果您在展會現(xiàn)場還有未計入的部分，GSC將不會將這些包裹發(fā)放給運輸公司。

?? ? ??確保您的拆除團隊和承運人與公司名稱在同一頁面上，因為差異可能導(dǎo)致GSC不會解除您的運費。當(dāng)我的拆機人員將我公司的名字放在MHA上時，我就會發(fā)生這種情況，但承運人的文件只列出了我們客戶的名字。值得慶幸的是，一位同事在現(xiàn)場，能夠理清情況;否則，承運人將使用空拖車離開場地。

?? ? ?提單

?? ? ?在節(jié)目結(jié)束時，需要很多“許可”才能在各方之間傳遞展覽資產(chǎn)。作為參展商，您需要授權(quán)GSC通過MHA將您的展覽物業(yè)發(fā)放給您的承運商。此外，承運人需要獲得此運費的許可，這需要另一個稱為提單（BOL）的文件。

?? ? ?許多人混淆了BOL和MHAs，包括參展商服務(wù)臺的代表?；旧?，MHA是參展商和GSC之間的協(xié)議，而BOL是GSC和承運商之間的協(xié)議。參展商不需要完成BOL? - 您的承運商會在它下降并提取您的貨物時提供一個BOL? - 但仍有我要點綴并且T要交叉。

?? ? ??與MHA一樣，BOL上的公司名稱必須與運輸標(biāo)簽上的名稱相匹配。

?? ? ??為避免在裝貨臺上出現(xiàn)混淆和最后一刻的問題，請在定義貨件中的零件時要求您的承運人具體說明。例如，如果您的機器有墊包裹并需要特別小心，請將其傳達(dá)給您的運營商。當(dāng)指示帶有拉伸包裝的托盤數(shù)量時，請包括包裝的顏色。

?? ? ?關(guān)閉一個節(jié)目是一項責(zé)任，不幸的是，當(dāng)我們大多數(shù)人沒有準(zhǔn)確地射擊所有氣瓶時，需要這樣做。但是你事先做的計劃越多，你下一次演出的時間就越快 - 或者去睡覺。

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